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昨今、自由度の高いIT業界などだけでなく、中央省庁をはじめとしたさまざまな業界においてもフリーアドレスを導入する企業が増えています。
本記事では、社員のコミュニケーション活性化や生産性向上、コスト削減などでメリットがあるフリーアドレスの導入手順やメリット・デメリット、注意点などを紹介します。
フリーアドレスとは
フリーアドレスとは何か
フリーアドレスとは、社員が個人専用のデスクを持たず、その日の都合や仕事内容などの応じて自由に働く席を選ぶことができるオフィススタイルのことです。オフィスにその時在籍している社員の席を確保できれば良いため、オフィススペースを有効に活用できます。
フリーアドレスが注目されている背景
フリーアドレスが注目されている背景には情報技術の進歩があります。
ICT（Information and Communication Technology）の発展により、従来の固定席や固定電話、紙の書類を見ながら仕事をするという働き方から、無線LANやノートパソコン、モバイルツールを活用した働き方へと変化してきました。
また、コロナ禍での感染防止やソーシャルディスタンスの観点からも、フリーアドレスの注目度は高まっています。
フリーアドレス導入のメリットとデメリット
フリーアドレス導入のメリットと効果
フリーアドレスを導入するメリットや効果として、以下が挙げられます。
- 社内コミュニケーションの促進と業務効率化
- スペースの有効活用
- プロジェクトなどのチーム編成がしやすい
- クリーンなオフィス環境を保ちやすい
メリットのひとつめは、社内コミュニケーションの促進効果が期待できることです。固定席の場合、毎日の業務内で接する相手はさほど変化しない傾向ですが、フリーアドレスの場合は、毎日違う席で部署やチームの垣根を超えたコミュニケーションが期待できます。
毎日違う人とコミュニケーションを図れる環境は、自由な発想や効率的な業務へとつながるでしょう。
スペースの有効活用も見込めます。
フリーアドレス化することで社員全員分の座席を用意する必要がなくなると、スペースコストの減少が可能になります。空いたスペースに休憩所を設けるなど、社員がより働きやすい環境つくることもできますね。
また、レイアウトを変更することなくチームメンバーの増減などに対応できるため、プロジェクトチームの編成もしやすくなるでしょう。
さらに、毎日座る場所が変わるということは、自席への私物や書類放置ができなくなるということでもあります。社員にとっては都度片付けなくてはならない手間も発生しますが、それ以上にオフィスの美化促進や情報セキュリティの強化などのメリットがあります。整理されていることで、業務の効率化も図れます。
フリーアドレス導入のデメリットとよくある失敗事例
一方、フリーアドレスを導入することでのデメリットももちろんあります。具体的な例を挙げると、
- 部署やチームメンバーがバラバラの席にいることで、一体感が薄まる
- 業務管理の難易度が上がる
- 集中力低下の可能性
- 個人の荷物置き場が無い
などでしょうか。
まずチームメンバーや部署内の人間がバラバラの場所にいることで、固定席よりも帰属意識が希薄になる可能性は考えられます。また、業務管理を行う立場の方であれば、メンバーがどこにいるか都度みつけださなくてはならない煩わしさもあるでしょう。
ただ、これらについては定期的なミーティングの開催やこまめな進捗状況の共有、チャットツールの活用などでほとんどの場合解決が可能です。これはテレワークでも同様ですが、物理的な距離があるからこそ、在席状況や業務報告の共有ルールを明確設けることが必要です。
どちらかといえば、オープンスペースでの業務に対応できず集中力が低下してしまう可能性の方が深刻な問題かもしれません。もちろんどんな環境であっても集中できることが理想的ですが、静かな環境で作業に没入したい場合などは、個室やパーテーションなどで区切られた作業スペースを選択できるようにしておくと、より生産性も向上します。オンライン会議などにも活用できるため、何かと便利なスペースとなるでしょう。
また、私物の置き場が無いと社員からの不満が上がることも考えられます。
これについては、メリットの項で説明したようにオフィス環境の美化、情報セキュリティの強化につながることなどを充分説明し、理解を得ることが大切です。書類のデジタル化や個人ロッカー設置などの解決策もありますので、スペース・業務内容などを鑑みて自社に合う方法を検討してはいかがでしょうか。
フリーアドレス導入の手順と注意点
フリーアドレス導入の手順
ここからはフリーアドレスを導入する際の具体的な手順について考えていきましょう。大まかにまとめると、以下のような流れとなります。
1 フリーアドレス導入の目的や導入後のイメージをまとめる
2 フリーアドレス対象となる部署を決定し、周知する
3 座席数の設定および運用ルールの制定
4 レイアウトの決定と設置家具の選定
最初に明確にしておきたいのは、フリーアドレスを導入する目的です。何のために、どのような効果を得るために導入するのかをしっかり話し合っておくことで、自社に本当に必要なレイアウトや設備が見えてきます。導入後の日常的な業務や、導入により考えられる変更点、それによって得られるメリットや目標値などについて、具体的にまとめておきましょう。
上記がまとまった段階で、フリーアドレスの対象となる部署もある程度見えてくるかと思います。全部署をフリーアドレスにするのか、それともより効果につながりやすい部署のみをフリーアドレスとするのか、部署ごとの業務特性やスタイルを考えて導入部署を決定しましょう。
たとえば外出が多く席を空けることの多い営業やミーティングが多い企画などはフリーアドレス化を導入しやすい部署です。決定次第、目的やメリットとあわせて各部署に説明・周知を行います。
導入範囲が決まったら、必要な座席数と、運用ルールについて検討します。まずは社員がフルで集まった時にも支障が出ない座席数を調べること。運用としては、エリアを設けず空いている席に座る「完全フリーアドレス」と、チームごとに振り分けられたエリア内で空いている席に座る「グループアドレス」のふたつが考えられます。
これらを集約して、ベストなレイアウトを考えたいところです。
また、運用ルールについては実際にその場所で働く社員の意見を汲みつつ検討することが重要です。「デスクには私物を残さず就業時に片付ける」、「前日とは違う席を利用するなど、明確なルールを決めておきましょう。
レイアウトが決まったら設置するオフィス家具を選びます。デスクひとつとっても、キャスター付きのデスクや人数の増減に対応できるパーツ連結タイプのデスク、大型のデスクなど種類はさまざま。レイアウトや運用ルールにあったものを選びましょう。
基本的な導入フローは以上ですが、段階的な導入が可能な環境であれば、試験的に小規模フリーアドレスを組み、問題点をあぶりだしながら細かな運用ルールを詰めていくこともおすすめです。
フリーアドレスとABWの違いとは
最後にフリーアドレスとABWの違いについてご紹介します。
ABWとは、アクティビティ・ベースド・ワーキングの略。「その時々の業務仕事により働く環境を選ぶスタイルのことです。
空いている席を自分の作業スペースとするフリーアドレスに対して、ABWは個人作業を行う際は個人作業用スペース、プロジェクトミーティングを行う際はオープンスペースといったように、目的によって働く場所を選択する働き方です。
こう書くとどちらも同じでは？と思われるかもしれませんが、フリーアドレスとABWで大きく異なるのは、その目的と考え方。フリーアドレスはスペース削減などオフィスの物理的な環境で、ABWは個々の働きやすさなど社員の業務環境やパフォーマンスを重要視しています。
【関連記事】ABWを取り入れたオフィスとは？業務効率化にいかせる導入例とメリットを紹介 – Off-Suvaco(オフィスバコ)
効果を最大化するために
新しい働き方に応じてフリーアドレスを導入することは、生産性やモチベーションの向上に大きく寄与します。しかし、最大限その効果を得るには、目的・目標の言語化と適切なレイアウト、明確な運用ルール、そして社員への説明と理解が必要不可欠です。
自社にとって、そして社員にとって何が重要かを考えたうえで、ベストな就業環境を検討していきましょう。
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まずは気軽なご相談からでも問題ありませんので、お問い合わせください。
