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テレワークやリモートワークが推進されているコロナ禍の現在、あえて固定席をつくらず自由に空いている席を使うフリーアドレスや、場所・時間にとらわれることなく働けるABWなど、新しい働き方を取り入れる企業が増えてきました。
東京都が従業員数30人以上の都内企業1万社に対して実施した、テレワーク「導入率」緊急調査結果では、2020年の3月から4月までの1か月間で、テレワーク導入率が3倍近くも増加していました。
出社しなくても仕事にあたれる環境が整い、「今のオフィスは広すぎる」となれば、移転やオフィスの縮小を検討することもあるかもしれません。そこで本記事では、現在のオフィスを解約するとなった場合のポイントをご紹介します。
1. オフィスを解約するメリットと費用
コスト削減や戦略にもなる
オフィスにかかる賃料や光熱費、維持費などを見直すことは、コスト削減につながります。テレワークやフリーアドレスなど働き方の変化に対応し、コンパクトなオフィスに移転すれば、社員の交通費なども削減できるでしょう。
【メリット】
- ランニングコストの削減が経営状態の見直しにつながる
- オフィスのコンパクト化や廃止といった形にすることで、働き方の多様化につながる
- 社員の生産性アップにつながる
- テレワークやフリーアドレスなどを前提にした採用戦略がとれ、居住地に関係なく人員確保できる
オフィス解約時の費用
オフィス解約時にかかる費用としては、以下が考えられます。
- 現オフィス退去時の費用
- 移転先オフィスの入居費用（敷金、礼金、仲介手数料、火災保険など）
- 内装設備工事費用など
【オフィス退去時にかかる費用】
- オーナー指定の業者による原状回復工事費用（50坪までの場合、1坪5万円弱が相場）
- 使わないオフィス器具などの廃棄費用（2ｔトラック1台分で7、8万円ほど）
- 運搬などの引越し費用（1人あたり2万円から5万円ほど）
【新オフィスの入居費用】
- 敷金（賃料の10か月から12か月ほどが相場）
- 仲介手数料（家賃の半月分から1か月分が相場）
- 火災保険料（目安は2年契約で2、3万円ほど）
- 現オフィスの賃料（契約解除日までのもの）
【内装設備工事費用】
- 床や天井、壁などの内装工事（坪10万円から30万円ほど）
- オフィス用品費用（社員1人で10万円ほど）
- システム構築などの費用（社員1人で10万円ほど）
内訳は以上です。オフィスの解約・移転の際には、さまざまな費用が発生します。無理のないコストバランスで計画できるよう注意してください。
2. オフィスの解約予告期間とは
解約予告期間とは
解約予告期間とは、オーナーに対し、解約の報告を事前に行うべき期間です。解約予告期間は6か月程度が一般的です。
解約予告期間はオーナーが次の入居者を決めて収入を確保するために必要な期間で、この期間に予告をせず解約を申し入れた場合は違約金が発生する可能性があります。あらかじめ解約となる日程が決まっていれば、オーナーも次の入居者を募集し空室を避けることができるため、オフィスを借りている企業は事前に予告する必要があるのです。
解約予告期間は賃貸契約書に書かれていますので、解約を検討し始めた段階で必ず確認しておきましょう。
解約予告期間の交渉
解約予告期間は短くできる可能性もあります。賃料の二重払いを避けるため、交渉が発生することも想定しておきましょう。
3. オフィス解約の流れ
解約に向けての流れも見ていきましょう。
（1）オフィス解約の担当者を決めよう
オフィスの解約は移転も含めると1年以上の長期間に渡るプロジェクトとなるため、計画や進行を行う担当者が不可欠です。担当者は、オフィス移転時の委託業者などの決定も行います。
（2）解約予告
オフィスを移転する際は、解約予告を行う必要があります。新しいオフィスを決定してから解約予告を行えば、解約予告取り消しなどのトラブルは避けられますが、一定期間の賃料を二重に支払う必要があります。
一方、解約予告をしてから新しいオフィスを決定する場合は、今のオフィスと新しいオフィスの家賃を二重に支払う期間を短縮できます。しかし、新しいオフィス探しに難航した場合、引っ越しができず解約予告を取り消したり、妥協して新オフィスを決めたりといったリスクが高くなります。
（3）コンセプト決定とレイアウト・デザインの検討
新しいオフィスが決まったら、まずはコンセプトを決定しましょう。社員など実際に働く人のアンケートを取るなど、自社が必要としているものを徹底的に洗い出すことが重要です。コンセプトが決定したら、それに沿ったレイアウトやデザインを決めていきます。働きやすく、生産性向上を見込めるオフィスを目指しましょう。
（4）業者の選定と工事依頼
レイアウトやデザインの希望がまとまったら、実際に内装工事や電気関係の工事を依頼していきます。業者からのアドバイスや提案などもふまえたうえで、原状回復工事や内装工事の各費用などを鑑み、スケジュールとコストバランスを検討したうえで依頼しましょう。
先に原状回復工事のスケジュールを算出したうえで新しいオフィスの内装工事や引っ越し日程の調整を行うとスムーズです。
（5）オフィス移転作業
新しいオフィスに移ったら、前にいたオフィスの原状回復工事を開始しましょう。期限までに各所に届出を済ませることも忘れないようにしておきたいところです。
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4. オフィスを解約するときの注意点
オフィスを解約する際には、いくつか注意したいことがあります。
- 解約の目的を明確にする
- 契約内容の確認
- スケジュール整理
- 業者選びは慎重に
契約内容の確認
現在使用しているオフィスの契約内容を確認し、前述した解約予告期間、さらに敷金や原状回復の範囲などの解約にあたって発生する費用を算出しておきましょう。ちなみに居抜き物件として譲渡すれば、工事費用を大きく削減することも可能です。
スケジュール管理
解約前後のスケジュール管理はとても重要です。解約時期がはっきりすれば、家賃の二重払いなど無駄な費用を抑えられますし、工事の手配や各所への申請手続きなど、いつ何を行うべきか明確になります。
業者選びは慎重に行う
通常の業務と並行して行ううえ、不慣れなことも多いオフィス解約・移転は不安も大きいもの。工事業者などの選定についても、相場や評判がわからず苦労することもあるのではないでしょうか。
解約・移転業務で困った時は、信頼できる会社に依頼することも選択肢のひとつです。情報収集力のある信頼できる会社に依頼すれば、スムーズにやり取りができます。
【Offi-Suvaco 】オフィスの改装や移転、課題の解決のご相談や、
オフィスバコのサービスに関するご質問など、お気軽にご連絡ください。
解約・移転は長期に渡るプロジェクトです。将来的に自社が目指す働き方や、解約・移転で得たいメリットなど、オフィス解約に伴う目的を常に意識しながら進めていきたいですね。
