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オフィスの移転をする際は、原状回復工事が必要となります。原状回復とは借りたときの状態に戻すことで、法律で決められた義務です。しかしながら、借りる側と貸す側での認識の違いにより想定外のトラブルが起こることも少なくありません。
オフィスの原状回復工事についての正しい知識やトラブル回避のポイントをあらかじめ知っておけば、原状回復工事はスムーズに行えます。ぜひ参考にしてください。
原状回復とその範囲
原状回復とは
ビルメンテナンス業界では原復（げんぷく）とも呼ぶ原状回復は、簡単に言えば借りたときの初期状態に戻すこと。オフィスを退去する際に行うのが一般的です。
2020年4月に、新たに施工された民法改正では、以下が明記されています。
「賃借人は、賃借物を受け取った後にこれに生じた損傷（通常の使用及び収益によって生じた賃借物の損耗並びに賃借物の経年変化を除く。以下この条において同じ。）がある場合において、賃貸借が終了したときは、その損傷を原状に復する義務を負う。ただし、その損傷が賃借人の責めに帰することができない事由によるものであるときは、この限りでない。」
ポイントは、どこまで原状回復をしなければならないのか、ということです。
また、原状回復の定義もあり、これがトラブル防止のガイドラインとなります。
「賃借人の居住、使用により発生した建物価値の減少のうち、賃借人の故意・過失、善管注意義務違反、その他通常の使用を超えるような使用による損耗・毀損（以下「損耗等」という。）を復旧すること」
出典：国土交通省『原状回復をめぐるトラブルとガイドライン』より
改正民法やガイドラインによると、借りた人がわざと壊したり、不注意で汚したりしたもののみ原状回復義務があり、それ以外の経年劣化などでは義務が発生しないということになります。
では原状回復の範囲はどのようになっているのでしょうか。具体的には以下のとおりです。
- 経年劣化：建物や設備などの自然的な劣化、損耗など
- 通常損傷：賃借人の通常の使用により起きた損耗など
- 賃借人の故意や過失、善管注意義務違反、その他通常の使用を超えるような使用による損耗など
経年劣化や通常損傷とは、年数が経った設備機器や日焼けしたカーペットなどを指します。また、借りた人の故意や過失というのは飲食物で汚した部分などが相当するため、不注意で汚したものに関しては回復義務が発生します。
しかしながら、会社が借りている賃貸オフィスの場合は、上記のようにはいきません。賃貸住宅とは違い、賃貸借契約書での原状回復に関する取り決めによって回復義務の範囲が決定するためです。したがって、賃貸借契約書に原状回復特約がしっかりと記載されているかどうかが重要です。
賃貸オフィスの場合、経年変化や自然損耗を含めたすべてを借りた側が負担することが一般的です。オフィスの使い方は会社によりさまざまで、都度、契約基準を変えることが難しいため、借りた側の負担とすることが原則になっています。
原状回復工事の具体例として、以下が挙げられます。
- 増設したパーテーション、電話回線、コンセントなどの撤去
- カーペットなどの床や、天井、壁のはりかえ
- 照明器具の交換
原状回復の費用の相場と業者
原状回復の費用相場
次は、オフィスの原状回復をする際に重要な、費用相場についてです。
相場としては、小規模オフィスで坪単価３万円から５万円ほど、100坪以上のオフィスなら５万円から10万円ほどが目安です。30坪程度の小規模オフィスなら90万円から150万円、100坪の大規模オフィスなら500万円から1,000万円ほどの費用がかかる計算です。
ただ、費用相場はビル設備や規模など、グレードによっても変わってきます。オフィスの一部をショールームとしている場合や、人気エリアにある新しい物件などは、より費用が高くなるとみて間違いないでしょう。
原状回復の施工業者
基本的に原状回復工事を行うのは、賃貸借契約書に書かれているビルの管理会社指定の業者です。工事を行うビルの電気設備などに詳しい業者が妥当だからです。
では、ビル管理会社指定の業者でなければ原状回復工事をしてはいけないのでしょうか。必ず指定業者でなければならないかは、賃貸借契約書に「指定業者に依頼しなければならない」と書かれているかどうかで決まります。明記されていれば従わなくてはなりませんが、記載がなければ他の業者に依頼することもできます。
工事内容を管理会社やオーナーに納得してもらえば、業者を選定することは可能ですし、オフィス移転の専門会社に任せていれば、交渉なども代行してくれるでしょう。
原状回復のスケジュール
原状回復にかかる期間
つづいて、オフィスの原状回復のスケジュールについてです。
工事は引っ越しをしてから行うことになりますが、解約日までに工事が終了しなかった場合は日割りで賃料がかかることもあります。
工事期間は100坪程のオフィスで１か月程度を目安にしておくと良いでしょう。大きくアレンジしていないオフィスであっても、照明交換や床のはりかえなどは意外と時間がかかるため、余裕をもったスケジュールを組むことが重要です。
工事までのスケジュールの流れ
オフィスの移転が決まったら、６か月前までに今使用しているオフィスの解約通知を出します。同時に新しいオフィスに入居する時期や移転先オフィスの条件・工事のほか、敷金や保証金など金銭面の契約も確認しておきましょう。
移転３か月前までには、新しいオフィスへの引っ越し業者を選びます。さらに、今のオフィスで利用している電話やネット回線などの各業者に移転連絡を行いましょう。引っ越しのスケジュールと移転日が決定したら、郵便局にも転居届を出します。
そして、２か月前までには業者の選定を終え、原状回復工事を発注します。
原状回復のチェックポイント
見積書と賃貸借契約書の確認
原状回復工事を行う際は、まず賃貸借契約書と見積書の確認を行います。
- 工事業者が指定されているか
- 賃貸借契約書の特約に何が書かれているか
事前にチェックしておくべき箇所は、上記の２点です。。
どの範囲に対してどのような工事が必要かをオーナー側と話し合っておくことが重要です。工事後に未工事の箇所があると、トラブルにつながりかねません。また、特約に書かれている内容も大変重要なポイントです。借り手側が行なわなければならない範囲以外の工事が含まれていないかも、しっかり確認しておきましょう。
また、見積書の内容についても、工事費用が適正価格かどうかを見極めるため、工事の具体的な内容や、〇〇工事一式となっていないかを必ず確認してください。
工事一式という表現には注意が必要です。もしこのように記載されていた場合は、工事の作業内容とそれぞれの施工費、単位や単価、数量といったものが明確に書かれている明細書を再度出してもらいましょう。また、トイレなど本来負担する必要のない共用部までもが見積もりに含まれている場合もないとは言い切れません。。特約に共用部も借り手の負担内であると記載がない場合は、回復工事を行う必要はありませんので、注意しておきましょう。
費用について
原状回復工事の見積金額が相場よりも高く感じたら、必要以上の工事期間や作業を入れた見積もりになっている可能性があります。
実際にあったトラブルとして、現地調査がおろそかな業者が大体の計算で見積もりを出していたという事例もあります。あえて高めに出しておくことで想定外の工事への対処を考えているだけでなく、細かい工事内容まではわからないだろうと考えて出していることもありますので、心配になったら、
- 建築や法律などの専門家に相談する
- オーナーなどに指定業者について相談する
- 業者に対し、以前の会社のときはどれくらいの費用だったか確認する
- 指定業者に依頼することになっても、ほかの業者に見積もりを依頼しておく
上記のような対策を行うことをお勧めします。
相場だと思われる費用よりも高いと感じたら、専門家やオーナーに見積もり額を相談するのもひとつの方法です。
また、以前同じ場所を借りていたオフィスの原状回復工事がどれくらいだったかを聞いてみるのもよいでしょう。金額が大きく違った場合は問い合わせることも可能です。
指定業者での工事であっても、相場を把握するために他業者へ見積もりを依頼しておくと良いでしょう。費用があまりにもかさんだ場合の交渉材料として使えます。
居抜き募集
最後に居抜き募集についてです。
居抜きとは退去する会社が使用していた内装などを、次の会社がそのまま使用することをいいます。条件が合えば内装を壊すことなく、そのまま新しい会社に使ってもらえます。
退去する側は費用をかけて原状回復工事を実施する必要がなくなり、入居する側は１から費用をかけてオフィスを作らなくていいため、お互いにメリットがあります。
しかしながら、問題点も当然あります。
通常、物件の契約は原状回復が必須となっており、ビル管理会社やオーナーの許可も必要です。また、原状回復の責任の範囲や設備の劣化などについて、どちらの責任かをはっきりさせないとならないため、確認項目が多くなります。
リスクや手間を考えた上で募集を検討してみてはいかがでしょうか。
オフィス改装・移転を検討し始めたら
法律で決められているオフィスの原状回復。借り手側とオーナーや管理会社側双方の認識の違いにより、トラブルが起きてしまうことも少なくありません。工事範囲と費用相場、業者についての確認・チェックポイントをおさえておけば、原状回復工事をスムーズに進めることができるでしょう。
とはいえ、専門的な面での確認事項も多いため、なかなか判断が難しいところがあります。そのため、あらかじめプロに相談するというのも一つの方法だと思います。オフィスバコなら、原状回復も含めた初期段階からご相談に乗り、アドバイスや依頼先の紹介をすることができます。相談料も発生しませんので、まずは気軽にお問い合わせください。
