はじめに
「オフィスの移転を予定しているけれど、いつ、何から始めればいいか分からない！」という皆様に向け、段取りやスケジュールを解説します。
移転にはたくさんの手順がありますが、その前に知っていただきたいのは、「事務所やオフィスの移転は、企業にとって価値ある投資であり、大きなチャンスである」ということ。
移転のきっかけは、社員が増えたことや、土地の再開発で移転を余儀なくされる場合など多種多様です。でも、そのきっかけから一歩進めて、「新しいオフィスでどう働きたいか」「今のオフィスは何が不満か」「解決したい経営課題は何か」をしっかり整理することが大切です。
多くの経営者が「オフィスのための支出は“投資”」と捉える昨今、上記の要素を整理し、新しいオフィスに反映することで、素敵で快適なオフィスにすることはもちろん、経営課題の解決にまでつなげることができるのです。
オフィスバコは、経営課題をオフィスで解決する方法を、皆様と一緒に叶えていくサービスです。
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それでは、事務所・オフィス移転時の段取りとスケジュールを見ていきましょう。
6ヶ月前までに行っておくべきこと
1.移転方針を決める
1-1. 事務所・オフィスの移転プロジェクト（チーム or メンバー）立ち上げ
事務所・オフィスの移転を検討し始めたら、まずは担当者を選定し、移転プロジェクトチームを立ち上げましょう。
あまり時間が取れない場合や、プロジェクト立ち上げ時点で６ヶ月を切っている場合などは、ワンストップで一緒に新しいオフィスを考えてくれるサービスを利用するなど、負担を軽減するのもお勧めです。
1-2. 現状の事務所・オフィスの問題点と、移転後の課題・目的を洗い出す
オフィスの移転にあたって最も重要なのは、最初に移転の目的や期待する効果をしっかりと把握したうえで方針・コンセプトをつくることです。
ここで明確に移転方針を定められるか否かが、オフィス移転の成功・失敗を分ける大きな別れ目。経営層の思いや課題、社員の意見など自社の総意を取りまとめ、現状の問題点や移転後の課題・目的を洗い出します。
必要に応じて経営者や従業員へのヒアリング・アンケートなどを実施し、どのようなオフィスが理想なのか、どのような課題を解決したいかを明確にしていきましょう。
テレワークの普及・定着など働き方も変化してきているため、中長期的な視野で計画を立てることが肝要です。
具体的な移転方針・目的の例としては、
- 経営層が考える経営上の課題や現状のオフィスにおける不満・不便を洗い出し、オフィス移転によって解決を図る
- 社内コミュニケーションの活性化や適正なレイアウトを整えると同時に、企業としてのブランディングや場所としての在り方を明確にする
- 人材採用・定着のためのアピール、ガバナンスの浸透を目指し、多様な経営課題の解決や働き方の改善を目指す
- 「移転先のオフィスでどのように働きたいか、今までと働き方をどう変えたいか」を考え、社員の意識向上を推進する
などが挙げられます。
1-3. 事務所・オフィスの移転スケジュールを決める
理想を言えば移転１年前、最低でも移転の６か月〜９か月ほど前には移転準備を始めたいものです。スケジュールは移転後の営業開始予定時期から逆算して考えます。
スケジュールの策定と同時に各フェーズでのTo Doリストも用意しておくと安心でしょう。
1-4. 依頼する業者を検討する
スケジュールの策定と同時に、依頼業者の選定も進めていきましょう。
昨今のオフィス移転は、働き方の多様化にともない複雑さを増していることもあり、部分ごとに外部パートナーへ依頼するケースがほとんどです。
依頼業者の検討・選定を行ったのち、個別に依頼をする場合は、
- 不動産業者：移転先の物件選定について
- 内装業者：スケジュール、予算、デザイン、レイアウトなど
- OA機器業者：電話やコピー機、パソコン、FAＸなどの手配
- ICT施策などの専門業者：ペーパレスやセキュリティなどの課題について
- 引越し業者：引越し時期および日数、予算について
など、各業者と相談・交渉・作業調整などを行います。
なお、オフィスデザイン・レイアウトと、OA機器・什器・ICTなどは別箇に検討するケースも多いようですが、課題解決の観点から見ると、同時に検討した方が相乗効果を上げやすいため望ましいと言えるでしょう。工期が短縮できるのでコストダウンも期待できます。
2.現在の事務所・オフィスについて確認する
2-1. 解約予告時期を確認し、解約予約をする
オフィスを退去する場合の解約通知は、オーナーやビル管理会社へ６ヶ月前までの提出を定めている場合が多いようです。
解約通知の提出期限は新オフィスの契約や全体スケジュールに大きく関わってくるため、事前に確認しておきましょう。
同時に預託金※の返還時期や、その他特約条項の有無も一緒に確認してください。
※預託金：オフィスの借主が貸主に対して、賃料等の債務に対する担保として、あらかじめ預託する金銭のこと。ビルによって、保証金、敷金いずれの形で預託するかが異なるため、借主が預ける保証金や敷金などを総称して預託金と呼んでいます。これはオフィス退去時に返還される金銭です。
2-2. 事務所・オフィスの原状回復についての条件及び費用を確認
賃貸オフィスの場合、原則として退去時には内装を入居時の状態に戻さなくてはなりません。物件によっては、原状回復工事について貸主の指定業者に依頼しなくてはならない場合もあります。事前に「原状回復はどこまで行う必要があるのか」「業者の選択は可能か」を、貸主や管理会社に確認し、早めに見積もりを取っておきましょう。
3.移転先の事務所・オフィスを選ぶ
新オフィスのロケーションや物件を選定していきます。
リモートワークの浸透などにより、オフィス物件に求める条件にも変化が生まれていますので、先に定めた移転方針をふまえて検討しましょう。
チェックすべき項目は以下です。
- 立地や場所：
今後の事業戦略や、業務・通勤における利便性、周辺活況などを確認し、候補エリアを絞っていきます。
- オフィス市況・相場の把握：
移転目的や、予算・環境などの希望条件を満たしたエリアを選ぶため、市況は事前に把握しておきたいところ。相場を知ることで、適正な交渉が可能になります。
- 家賃などのコスト（賃料・共益費・敷金・保証金・更新料・礼金など）：
移転後に伴い確実に発生する費用と、賃料や共益費などの定期的に掛かる金額を把握し、会社の負担にならない予算組みを熟考しましょう。
- 最寄駅からの所要時間：
オフィスの立地は社員の通勤時間や営業活動などに大きく影響を及ぼすため、無理のかからない範囲で選びたいところです。
- 社員の通勤時間・費用の増減：
会社の所在地が変更になると、社員の交通費も変わります。通勤路線が変更になると電車の混雑状況なども変わってくるため、念のため各路線の運賃や状況などを確認しておくと安心です。
- 周辺にある施設情報：
近隣に銀行・郵便局・役所が近くにあるオフィスだと、総務や経理関係部署の業務効率が上がります。また、社員食堂がないオフィスの場合は、飲食店や商業施設の有無もあわせて確認することをお勧めします。
上記を踏まえて候補物件を絞り込んだら、不動産業者との交渉を行います。
初めの数ヶ月の賃料をフリーレントとしてサービスしてくれる物件も稀にあります。現在の事務所・オフィスの原状回復期間中の１ヶ月程度をフリーレントにできれば賃料を二重に支払う期間を無くせるため、交渉してみても良いでしょう。
また、物件契約前には、必ず工事区分（※）と消防設備工事の有無を確認しましょう。
※工事区分：オフィス工事には、ビルオーナーの費用負担でオーナー指定業者が工事を行う「A工事」、テナントの費用負担でオーナー指定業者が工事を行う「B工事」、テナントの費用負担でテナントが指定した業者が施工する「C工事」の、３つの区分があります。
室内スペースは、テナント側で自由に工事を行えると思いがちですが、工事区分はビルによって異なるため、希望する工事が可能か、事前に確認する必要があります。
5～4ヶ月前までに行っておくべきこと
4.オフィスデザインを考える
4-1. デザイン・レイアウトを検討する
課題解決や新しい働き方が可能になるよう、以下の両面から検討します。
- デザイン的な視点：
コーポレートイメージをどのように表現するかやブランディングなど
- 機能的な視点：
社員が新しい働き方をより効率的に享受可能な環境か、働きやすく業務効率を挙げられるかなど
オフィスデザイン・レイアウトは見た目や機能性のみならず、企業ブランディングや社員満足度・離職率にも影響を及ぼすため、内装を担う設計会社の選定がとても重要です。
レイアウトだけを例に挙げても、社員の外出が多い会社であれば、フリーアドレスでデスク部分の省スペースを図る代わりに社員が交流できるコミュニティスペースを設える、人材採用重視であれば、エントランスなど人目につきやすい場所の広く整えブランディングを厚くするなど、企業の方針ごとにさまざまなプランが考えられます。
現在の課題や新たな働き方に合ったデザイン・レイアウトを決めるためには、最初に洗い出した「現状の事務所・オフィスの問題点」、「移転後の課題・目的」を、専門家へ具体的に伝えることが大切です。
4-2. 家具や什器、OA機器、ICT、セキュリティーなどについて検討する
デザイン・レイアウトと同時進行で決めていくことが、より良い環境のオフィスを整えるためのポイントです。オフィス家具や什器、ＯＡ機器、ＩＣＴ、セキュリティーなどをふまえて総合的に検討しましょう。また、それぞれを利用するために必要な環境や、利用後の運用方法などもあわせて考えておくことが、長期的なコスト削減につながります。
設計・デザインにすぐれた会社が什器やＩＣＴにまで詳しいとは限らないため、依頼先選定の際には、両方に対応できる依頼先を探しておきたいものです。
4-3. 各種業者との打ち合わせ
実際に依頼先業者との打ち合わせを行います。
内装業者やOA機器業者の他、清掃業者やドリンクサービスなど、新オフィスで導入するすべての業者と、並行して打ち合わせを始めましょう。
※移転先の管理会社で定期清掃サービスを行っている場合もあるので事前確認をお勧めします
5.工事の手配・契約→工事開始
レイアウトが決まったら、見積内容が要件に合ったものかどうかを確認し、最終的な工事費用を算出します。
内装工事の手配を進めつつ、ＯＡ機器、ＩＣＴ、セキュリティー設備なども発注していきましょう。また、このタイミングで、搬入出や養生（建物を傷つけないようシートなどで保護すること）など、各種工事申請が必要なものの申請も行います。
2ヶ月前までに行っておくべきこと
6.移転に向けた手続き・挨拶
6-1. 取引先への連絡・ご挨拶準備
取引先の請求書や契約書などを発行する基幹システムの登録情報を変更してもらうのに時間が必要な場合があります。遅くとも移転１か月前には挨拶状を出しておくことが望ましいため、挨拶状の送り先リスト制作や、デザイン・文面はこの時期から準備を始めましょう。
移転連絡を伝えるべき相手は、取引先だけに限りません。
下記を参照に、連絡漏れがないようリストアップしてください。
- 取引のある金融機関
- 会計士事務所、弁護士事務所など業務委託機関
- コピー機、電話機、エアコン、その他備品などのリース会社
- 各種加盟団体への連絡
- 定期購読雑誌、新聞、会員制サービスなどの住所変更
- 消耗品の購入先（アスクルなど）
メール署名への移転のお知らせ併記についても、この時期から始めておきたいものです。
6-2. 社内書類・ホームページなどの住所変更準備
社内には、現住所や電話番号を使用した物がたくさんあります。
移転後に慌てることの無いよう、準備しておきましょう。
- 社判
- 印章
- ゴム印
- 名刺
- 社員証
- 封筒
- 伝票
- 契約書、請求書など各種書類
- ウェブサイトの登録住所変更
会社のウェブサイトには、移転１～２ヶ月前から移転告知を掲載し、移転後は速やかに新住所・電話番号など変更点を更新できるように準備しておきます。
6-3. 社内への事務所・移転説明資料作成＆説明会実施
事務所・オフィス移転に向けた準備タスクの取りまとめや、当日のタイムスケジュール、作業分担リストを作成します。
移転に向けた準備や移転後に必要な作業を共有すると同時に、オフィスの使い方、解決すべき課題や目的を再確認するためにも、社内の説明会を実施しましょう。企業規模が大きい場合は各部署から担当者を募り、それぞれの部に共有してもらうとスムーズです。
また、移転の時に定めた目的と異なる使い方が続いてしまうと、働きやすい環境を継続的に維持することが難しくなるため、移転後の施設内規則の周知、各備品やオフィスの利用ルールなどを記載したマニュアル資料も用意しましょう。
会社全体で目的を共有し、移転後も定期的に運用ルールを見直していくことにより、新オフィスを最大限活用できるのです。
移転～移転後手続き
7.移転当日
移転当日は事前に作成した移転時の作業分担リストやタイムテーブルに沿って、作業を進めましょう。担当者は常に全体の状況を把握できるよう、引越し会社の担当者と連絡を取り合えるようにしておきます。
また、後日のトラブルを避けるため、新旧どちらのオフィスやビルについても、養生（建物を傷つけないようシートなどで保護すること）前に傷などが無いか確認し、写真を撮っておきます。
旧事務所・オフィスから移動した荷物は、開梱後に担当者や各社員が、正しく搬入されているか、荷物の数や内容が合っているか、破損がないかなどを確認します。
8.関係省庁などへの届け出
各関係省庁への提出書類は、チェックリストを確認しながら、漏れや遅延がないように気を付けて申請しましょう。
法務局（登記所）
本店（本社）移転の場合は、株主総会（定款の変更が必要な場合）、もしくは、取締役会（取締役会を設置している場合）を開催し、議事録を作成のうえ、その他必要な資料とともに、本店移転の登記申請書を、管轄法務局に申請します。提出期限は移転日から２週間以内です。
支店（支社）移転の場合は、支店移転の登記申請書を管轄法務局に、移転日から３週間以内に申請します。移転により管轄法務局が変わる場合、移転先の管轄法務局にも申請します。
税務署
「異動届出書」「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」の手続きが必要です。移転前の管轄税務署で届出を行ないます。「異動届出書」は移転後速やかに、「給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書」は、移転日から１か月以内に提出します。
都道府県税事務所
所定の届出書を都道府県税事務所に提出します。都道府県によって、届出書の様式や提出期限が異なりますので、各自治体のサイトなどで確認してください。
市区町村
所定の届出書を役場に提出します。市区町村によって、届出書の様式や提出期限が異なりますので、各市町村のサイトなどで確認してください
社会保険事務所
「適用事業所所在地・名称変更（訂正）届」を移転前の所轄社会保険事務所で、移転日から5日以内に提出します。
日本年金機構
「適用事業所名称／所在地変更（訂正）届」を、移転日から５日以内に、電子申請・郵送・窓口持参いずれかの方法で、事業所の所在地を管轄する年金事務所に提出します。
これまでの年金事務所が管轄する地域外へと移転する場合は、「変更前」の所在地を管轄する年金事務所が提出先となりますので注意してください。
労働基準監督署・公共職業安定所（ハローワーク）
事業所所在地の変更があった翌日から10日以内に、「労働保険名称、所在地等変更届」を、新事業所を管轄する労働基準監督署または公共職業安定所に提出します。
その後、「労働保険名称、所在地等変更届」の控えおよび確認書類を添えて「雇用保険事業主事業所各種変更届」を、移転後の所在地を管轄する公共職業安定所に提出します。
郵便局
「転居届」を、移転前の所轄郵便局へ提出します。届出期間に定めはありませんが、郵便物がスムーズに届くよう、転居先が決まったら早めに提出しましょう。
消防署
収容人数や条件により、防火管理者の専任が必要な場合は、「防火・防災管理者選任（解任）届」を新オフィスの所轄消防署に、移転後遅延なく提出します。
警察署
社有車がある場合は、「自動車保管場所証明申請書」（車庫証明書）を、新オフィスの所轄警察署に提出します。提出期限はありませんが、速やかに提出しましょう。
各手続きの代行を依頼したい場合は
- 法務局の手続きは司法書士や行政書士など、
- 税務署と都道府県税事務所の手続きは公認会計士や税理士など
- 社会保険事務所と労働基準監督署の手続きは、社会保険労務士など
に、依頼します。
事務所・オフィス移転のチェックリスト
6ヶ月前までに行っておくべきこと
移転方針を決める
- 移転プロジェクト立ち上げ
- 経営層の意見のとりまとめ
- 社員へのアンケートやヒアリング
- 現状の事務所・オフィスの問題点と、移転後の課題・目的洗い出し、決定
- 事務所・オフィスの移転スケジュールを決める
- 事務所・オフィスの移転を依頼する各種業者もしくはワンストップサービスを検討
現在の事務所・オフィスについて確認する
- 解約予告時期を確認し、解約予約をする
- 預託金（保証金）の返還額と時期を確認
- 事務所・オフィスの原状回復についての条件及び費用を確認
移転先の事務所・オフィスを選ぶ
以下をチェックする
- 立地や場所
- オフィス市況・相場の把握
- 家賃などのコスト（賃料・共益費・敷金・保証金・更新料・礼金など）
- 最寄駅からの所要時間、周辺環境、施設情報の確認
- 社員の通勤時間・費用の増減
続いて
- 不動産業者との条件交渉
- 工事区分および消防設備工事の有無を確認
- オーナーとの契約
を行う。
5～4ヶ月前までに行っておくべきこと
オフィスデザインを考える
- デザイン的・機能的視点の両面からレイアウトを検討
- 家具や什器の検討
- OA機器、ICT機器、セキュリティーなどについて導入・利用環境の検討
- 各種業者またはワンストップサービスの担当者と打ち合わせ
- 最終的な費用の算出
- 工事の手配契約を行い、工事を開始
2ヶ月前までに行っておくべきこと
移転に向けた手続き・挨拶
- オフィス移転の連絡・挨拶状の準備
- オフィス移転連絡を行う相手のリストアップ
- メール署名への移転のお知らせ併記
※得意先だけではなく、下記のような取引先にも連絡を開始する。
- 取引のある金融機関
- 会計士事務所や弁護士事務所など業務委託機関
- コピー機や電話機、エアコン、その他備品などのリース会社
- 各種加入団体への連絡
- 定期購読雑誌や新聞、会員制サービスなどの住所変更
- 消耗品の購入先（アスクルなど）
社内に向けて行うこと
- 社内備品、印刷物などの住所変更準備
- 移転に向けた準備タスクの取りまとめ
- 当日のタイムスケジュール、作業分担リストの作成
- 備品やオフィスの利用ルールなど、移転後のオフィスの使い方マニュアルを用意
- 下記など、現事務所・オフィスの住所や電話番号（変更がある場合）が入ったものの移転後準備
- 社判
- 印章
- ゴム印
- 名刺
- 社員証
- 封筒
- 伝票
- 契約書、請求書など各種書類
- 会社ホームページへの移転告知掲載
移転～移転後手続き
移転当日
- 建物の養生前に新旧オフィスの傷などを確認し、写真撮影
- 引越し会社の担当者との当日連絡先交換
- 搬入後の荷物の開梱、数や破損がないかの確認
関係省庁などへの届け出
下記への届け出を確認
- 法務局
- 税務署
- 都道府県税事務所・市区町村
- 社会保険事務所
- 労働基準監督署・公共職業安定所（ハローワーク）
- 郵便局
- 消防署
- 警察署
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