ノウハウ

[完全版]事務所・オフィス移転の段取り&スケジュール
-タイミングごとのやること・フローが解る!チェックリスト付き-

はじめに

「オフィスの移転を予定しているけれど、いつ、何から始めればいいか分からない!」という皆様に向け、段取りやスケジュールを解説します。
移転にはたくさんの手順がありますが、その前に知っておいて頂きたいのは、「事務所やオフィスの移転は、企業にとって価値ある投資であり、大きなチャンスである」ということ。

移転のきっかけは、社員が増えたことや、土地の再開発で移転を余儀なくされる場合など多種多様です。でも、そのきっかけから一歩進めて、「新しいオフィスでどう働きたいか」「今のオフィスは何が不満か」「解決したい経営課題は何か」をしっかり整理することが大切です。
多くの経営者が「オフィスのための支出は“投資”」と捉える昨今、上記の要素を整理し、新しいオフィスに反映することで、素敵で快適なオフィスにすることはもちろん、経営課題の解決にまでつなげることができるのです。

オフィスバコは、経営課題をオフィスで解決する方法を、皆様と一緒に叶えていくサービスです。

Offi-Suvaco(オフィスバコ)とは
オフィス改装の事例紹介

それでは、事務所・オフィス移転時の段取りとスケジュールを見ていきましょう。


Index


6ヶ月前までに行っておくべきこと

1.移転方針を決める

  1. 1-1. 事務所・オフィスの移転プロジェクト(チーム or メンバー)立ち上げ

    事務所・オフィスの移転を検討し始めたら、会社の規模に応じて移転について担当するメンバーを決める、もしくは移転プロジェクトチームを立ち上げると良いでしょう。
    該当するメンバーが中心となりつつ、経営層の思いや課題感、社員の意見など、自社の総意を取りまとめ、また、移転時の各種手配や社内外のアナウンスの采配なども行っていきます。
    スケジューリングやチェックすることなど、事務所・オフィスの移転は時間も手間も必要となりますが、目指すオフィスがカタチになった際には、働き方自体が変わり、経営課題の解決にまでつながる大切なプロジェクトです。

    メンバーが忙しく、あまり時間が取れない場合や、すでにこの時点で6ヶ月を切っている場合などは、ワンストップで一緒に新しいオフィスを考えてくれるサービスを利用すると負担を軽減することができます。

  2. 1-2. 現状の事務所・オフィスの問題点と、移転後の課題・目的を洗い出す

    事務所・オフィス移転の成功/失敗を分ける大きなカギとなる行程です。
    洗い出すべきこととして、下記が挙げられます。

    ---
    • ・経営層の考える、経営上の課題を洗い出し、オフィスで解決できるポイントをひも解く
    • *オフィスを変えることで、一般的にイメージされやすい、社内のコミュニケーション活性化や適正なレイアウトにつながるだけではなく、企業としてのブランディングを明確にし、場所としての在り方を変え、人材採用・定着のためのアピールや、ガバナンスの浸透、社員の意識向上など、多様な経営課題の解決や働き方の改善までもが可能になります。
    • ・現状のオフィスでの課題や、望ましくない要因を洗い出す
    • ・移転先のオフィスで、どのように働きたいか、今までと働き方をどう変えたいかを洗い出す。
    ---

    プロジェクトメンバーが中心となり、必要に応じて経営者や従業員へのヒアリング・アンケートなどを実施し、どのようなオフィスが理想となるか、どのような課題を解決したいかというビジョンを明確にしてから、移転に向け進めていきましょう。


    オフィスでの課題解決方法がイメージしにくい場合は、オフィスバコがお手伝いします

  3. 1-3. 事務所・オフィスの移転スケジュールを決める

    事務所・オフィスの移転後、営業開始を目指す時期から逆算し、スケジュールを作成することで、フェーズごとに行うべきこと、確認事項などの洗い出しや見落とし防止をすることができます。
    スケジュールと一緒に、各フェーズでのTo Doリストも用意しておくと安心でしょう。
    スケジュールにゆとりがある場合は、まず大まかに全体の行程を置き、各業者との打ち合わせ内容を踏まえて細部を調整していくこともできますが、あまりゆとりがない場合や、通常業務で移転に向けた準備の時間があまり取れない場合は、オフィスづくりのワンストップサービスを利用し、スケジュールの作成も依頼した方がスムーズでしょう。
    全体にかかる期間は、6ヶ月~9ヶ月ほどが目安(この記事のスケジュール上では6ヶ月として設定)ですが、工事や搬入する設備の規模により前後します。なるべくゆとりを持ったスケジュールを立てられるよう、可能であれば1年ほど前から準備を開始できると安心です。

  4. 1-4. 依頼する業者を検討する

    さまざまな課題解決や働き方の多様化に向け、オフィス移転の準備が複雑になり、難易度が増していることから、外部パートナーに依頼するケースがほとんどとなっています。
    個別に依頼をする場合は、

    • ・不動産業者:移転先の物件選定について相談・交渉します。
    • ・内装業者:スケジュール、予算、デザインを相談します。
    • ・OA機器業者:電話やコピー機、パソコン、FAXなどの手配を相談します
    • ・ICT施策などの専門業者:ペーパレスやセキュリティなどの課題について相談します
    • ・引越し業者

    などの検討・選定及び各業者の作業調整が必要になります。
    最近はワンストップで対応するオフィスづくりのサービスも増えているので、上手に活用するとよりスムーズに進行できます。

    なお、オフィスデザインやレイアウトと、OA機器・什器・ICTなどについては、別々に検討するケースも多くみられますが、課題解決という観点から同時に検討していくほうが相乗効果を上げやすいため、望ましいと言えます。また、双方を同時に検討していくことで、工期が短縮できることによりコストも抑えることが可能となります。
    どちらも一緒にご提案できるワンストップのサービスに依頼することで、工期が短い場合もスムーズかつ効果的にプランを立てることができます。


    オフィスバコなら、美しく居心地が良いオフィスにすることはもちろん、業務の効率化や課題解決まで考慮し、デザイン・レイアウトからOA機器や什器、インテリアの手配、ICTやセキュリティー設備の導入までワンストップでご相談に乗ることが可能です。

2.現在の事務所・オフィスについて確認する

  1. 2-1. 解約予告時期を確認し解約予約をする

    一般的に、オフィスを退去する際は6ヶ月前にオーナーやビル管理会社に解約通知を出す必要がある場合が多いです。
    新オフィスの契約や全体スケジュールにも関わってくるため、事前に確認しましょう。
    また、預託金の返還時期や、その他特約条項の有無も一緒に確認しておきましょう。

    ※預託金:オフィスの借主が貸主に対して、賃料等の債務に対する担保として、あらかじめ預託する金銭のこと。保証金や敷金を総称した名称のことです。賃貸オフィスビルによって、保証金として預託するか、敷金として預託するか名称が異なるため、借主が預ける金銭を総称して預託金と呼び、オフィス退去時に返還されます。

  2. 2-2. 事務所・オフィスの原状回復についての条件及び費用を確認

    賃貸オフィスの場合、原則としてオフィスの内装を入居時の状態に戻す必要があります。
    また物件によっては、原状回復工事について貸主の指定業者に依頼しなくてはならないケースも。
    事前に「どこまで原状回復する必要があるか」「業者の選択は可能か」について、貸主や管理会社と打ち合わせをし、また早めに見積もりを取っておくと良いでしょう。

3.移転先の事務所・オフィスを選ぶ

新オフィスのロケーションや物件を選定していきます。
チェックすべき項目は以下です。

  • ・立地や場所:
    今後の事業戦略や、業務・通勤における利便性、周辺活況などを確認し、候補エリアを絞っていきます。
  • ・オフィス市況・相場の把握:
    移転目的や希望条件(コストや環境)を満たすエリアを選ぶために、市況を把握しておきたいところです。また、相場を知ることで、ビルオーナーとの条件交渉の際にも適正な交渉が可能になります。物件情報を収集し、正しい相場感を知っておきましょう。
  • ・家賃などのコスト(賃料・共益費・敷金・保証金・更新料・礼金など):
    移転後に確実に発生する費用であり、また賃料や共益費は定期的に掛かってくるため、会社の負担にならないよう契約前に熟考しましょう。
  • ・最寄駅からの所要時間:
    通勤時間や営業活動などに影響があるため、無理のかからない範囲で選びたいところです。
  • ・社員の通勤時間・費用の増減:
    会社の所在地が変わることで、社員の毎月の交通費も変わってきます。また、通勤の路線が変更になる場合、電車の混雑状況なども変わってくるため、確認しておくと安心です。
  • ・周辺にある施設情報:
    総務や経理関係の部署の方は、銀行・郵便局・役所が近くにあると利便性が良いでしょう。
    また社員食堂がない場合は、飲食店や商業施設が近くにないと、ランチ事情に影響を与えます。

これらを確認し、候補物件を絞り込んだら、まず不動産業者と交渉します。
物件によっては初めの数ヶ月の賃料をフリーレントとしてサービスしてくれる場合があり、現在の事務所・オフィスの原状回復期間中の1ヶ月程度をフリーレントにできると賃料を二重に支払う期間をなくせるため、交渉してみると良いでしょう。
また、オーナーとの契約時には、契約前に工事区分や消防設備工事の有無を必ず確認しましょう。

※工事区分:オフィスの工事には、ビルオーナーの負担でオーナーが指定した業者が工事を行う「A工事」、テナントの費用負担でオーナーが指定した業者が施工する「B工事」、テナントの費用負担でテナント側の業者が施工する「C工事」の3つの区分があります。
賃貸オフィスとして借りる室内スペースは、テナント側で自由に工事できると思われがちですが、工事区分はビルによって異なるため、希望する部分の工事が可能か、事前に確認する必要があります。

5~4ヶ月前までに行っておくべきこと

4.オフィスデザインを考える

  1. 4-1. デザイン・レイアウトを検討する

    新しい事務所・オフィスの図面に、レイアウトを作っていきます。
    前段階で考えた、課題解決や新しい働き方が可能になるように、

    • ・デザイン的な視点:
      コーポレートイメージをどのように表現するかのブランディングといった見た目上の視点
    • ・機能的な視点:
      社員が心地よく働くことができ、そして新しい働き方をより効率的に享受することができるよう検討する視点

    の両面から検討し考えていくことが必要です。
    この時、内装の専門家が一緒に課題や目的に沿って考えてくれることがとても大切です。

    *オフィスバコは、あなたの会社の課題や規模に寄り添ってくれる専門家をご紹介しています。


    例えば、社員の外出が多い会社の場合は、全員分の座席数を用意するより、フリーアドレスにして省スペースを図り、代わりに社員が交流できるコミュニティスペースを設えることもできます。人材採用重視であれば、エントランスなどの人目につきやすい場所のブランディングを厚くするなどの方法が考えられます。課題や働き方に合った工夫を専門家から提案してもらうことができるよう、最初に洗い出した「新しいオフィスで実現したいこと・解決したいこと」については、きちんと内装の専門家に伝えるようにしましょう。

  2. 4-2. 家具や什器、OA機器、ICT、セキュリティーなどについて検討する

    こちらも課題解決や働き方に影響してくる部分ですので、デザイン・レイアウトと同時進行で検討していきたい事項です。
    選定や導入にあたっては、それぞれを利用するために必要となる環境の確認と利用後の運用も考えて検討しましょう。

    オフィスバコでは、デザインと並行して課題やご希望の働き方に応じたプランについて、導入後の運用も含めてご提案いたします。

  3. 4-3. 各種業者との打ち合わせ

    上記1‐4.で検討したサービス業者と打ち合わせを行います。
    ワンストップのオフィスづくりサービスなら、よりスムーズな進行が可能です。
    また、内装業者やOA機器業者の他に、新オフィスでの清掃業者やドリンクサービスを導入する場合も、業者の検討と打ち合わせを始めます。

    *清掃については、移転先の管理会社で定期清掃サービスを行っている場合もあるので確認しておくとよいでしょう。

5.工事の手配・契約→工事開始

レイアウトが決まったら、内装工事の手配を進めます。
見積内容が要件に合ったものかどうかを確認し、最終的な工事費用を算出します。
OA機器やICT、セキュリティーの設備なども発注を進めましょう。

内装の専門家や工事業者との交渉が多く発生するため、ワンストップでオフィスづくりをマネジメントできるサービスに任せることで、時間と労力を削減し、スムーズに進行できます。

また、このタイミングで、搬入出や養生(建物を傷つけないようシートなどで保護すること)など、ビル管理会社への各種工事申請が必要となるため、期限までに申請を済ませます。

2ヶ月前までに行っておくべきこと

6.移転に向けた手続き・挨拶

  1. 6-1. 取引先への連絡・ご挨拶準備

    取引先の請求書や契約書などを発行する基幹システムの登録情報を変更してもらうのに時間が必要な場合があります。遅くとも移転の1か月前には挨拶状を出しておくことが望ましく、挨拶状の送り先リストづくりや、デザイン・文面の用意はこの時期に始めましょう。メール署名への移転のお知らせ併記についても、この時期から始めておきたいものです。

    連絡を入れるべき取引先は、お得意様だけに限りません。下記のような取引先は忘れがちなので、連絡漏れがないよう、得意先と併せてリストアップすると良いでしょう。


    • ・取引のある金融機関
    • ・会計士事務所や弁護士事務所など業務委託機関
    • ・コピー機や電話機、エアコン、その他備品などのリース会社
    • ・各種加入団体への連絡
    • ・定期購読雑誌や新聞、会員制サービスなどの住所変更
    • ・消耗品の購入先(アスクルなど)
  2. 6-2. 社内への事務所・移転説明資料作成&説明会実施

    事務所・オフィス移転前の準備項目や、移転時のタイムスケジュール、移転当日の社員の作業分担リストを作成します。また、移転後の施設内規則の周知、各備品やオフィスの利用ルールなどを記載したマニュアル資料を用意しましょう。
    せっかく移転の時に目的を定めても、目的と異なる使い方が続いてしまうと、働きやすい環境を継続的に維持し、さらに改善していくことが難しくなります。
    また、移転に向けた準備や移転後に必要な作業を共有すると共に、オフィスの使い方、解決すべき課題や目的を再確認するためにも、社内の説明会を実施しましょう。
    企業規模が大きい場合は、各部署から引越し担当者を募り、それぞれの部内に共有してもらうようにするとスムーズです。

    このように、会社全体で目的を共有し、移転後も定期的に運用ルールを見直していくことで、新オフィスを最大限に活用することが可能になります。

  3. 6-3. 社内書類・ホームページなどの住所変更準備

    社内には、現住所や電話番号を使用した物がたくさんあります。
    事務所・オフィスの移転後に慌てなくてもいいよう、下記について準備しておきましょう。


    • ・社判
    • ・印章
    • ・ゴム印
    • ・名刺
    • ・社員証
    • ・封筒
    • ・伝票
    • ・契約書、請求書など各種書類

    また、会社のホームページには、移転の1~2ヶ月前からオフィス移転の告知を掲載し、移転後は速やかに新住所・電話番号など変更点を更新できるように準備しておきます。

移転~移転後手続き

7.移転当日

移転当日には、担当者が引越しの状況を把握するために、引越し会社の担当者と連絡を取り合えるようにしておきます。
また、6-2.で作成した移転時の作業分担リストやタイムテーブルに沿って、作業を進めましょう。
旧事務所・オフィスから移動した荷物は、開梱後に担当者や各社員が、正しく搬入されているかどうか確認し、数や内容が合っているか・破損がないかを確認します。

また、後日のトラブルを避けるため、新旧どちらのオフィスやビルについても、養生(建物を傷つけないようシートなどで保護すること)をする前に傷などを確認し、写真を撮っておきましょう。

8.関係省庁などへの届け出

各関係省庁への提出書類は、チェックリストを確認しながら、漏れや遅延がないように気を付けましょう。

・法務局(登記所):
本店(本社)の移転の場合は、「本店移転登記申請書」を、移転前の管轄法務局に申請します。
提出期限は移転日から2週間以内です。

支店(支社)の移転の場合は、「支店移転登記申請書」を申請します。
移転前の管轄法務局に申請しますが、本店所在地で移転日から2週間以内にまず登記し、その後、支店所在地で移転日から3週間以内に、登記同一、類似商号の調査を行います。


・税務署:
「事業年度、納税地、その他変更移動届出書」「給与支払い事業所等の開設・移転・廃止届出書」の手続きが必要です。
移転前及び移転後の管轄税務署で届出を行います。
「事業年度、納税地、その他変更移動届出書」は移転後遅延なく提出し、「給与支払い事業所等の開設・移転・廃止届出書」は、移転日から1ヶ月以内に提出します。


・都道府県税事務所:
「事業開始等申告書」を移転前及び移転後の管轄税務署にて手続きします。
提出期限は、移転日から10日以内です。


・社会保険事務所:
「適用事業所所在地・名称変更(訂正)届」を移転前の所轄社会保険事務所で、移転日から5日以内に提出します。


・労働基準監督署:
「労働保険名称・所在地等変更届」「労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書」、「労働保険関係成立届」を提出します。
同一所轄内での移転の場合は、その所轄監督署、同県内での移転の場合は、新所轄監督署で手続きを行います。
県外への移転の場合は、移転前の所轄監督署へ廃止届出を提出し、新所轄監督署へ成立届を提出します。
「労働保険名称・所在地等変更届」の提出期限は、移転日から10日以内です。
「労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書」の提出期限は、移転の翌日から50日以内です。
「労働保険関係成立届」の提出期限は、保険関係成立から10日以内となります。


・公共職業安定所(ハローワーク):
雇用保険事業主事業所各種変更届を提出します。
手続きは新オフィス所在地所轄の公共職業安定所で行い、提出期間は移転日から10日以内です。


・郵便局:
「転居届」を、移転前の所轄郵便局へ提出します。特に届出期間に定めはありませんが、郵便物がスムーズに届くよう、転居先が決まったら早めに提出しておきましょう。


・消防署:
収容人数や条件により、防火管理者の専任が必要な場合は、「防火管理者選任届」を新オフィスの所轄消防署に、移転後遅延なく提出します。


・警察署:
社有車がある場合は、「自動車保管場所証明申請書」を、新オフィスの所轄警察署に提出します。提出期限はありませんが、移転時速やかに提出します。


各手続きの代行を依頼したい場合は

  • ・法務局の手続きは司法書士や行政書士など、
  • ・税務署と都道府県税事務所の手続きは公認会計士や税理士など
  • ・社会保険事務所と労働基準監督署の手続きは、社会保険労務士など

に、依頼します。

事務所・オフィス移転のチェックリスト

6ヶ月前までに行っておくべきこと

  • 移転方針を決める

  • 現在の事務所・オフィスについて確認する

  • 移転先の事務所・オフィスを選ぶ

    以下をチェックする

    続いて

    を行う。

5~4ヶ月前までに行っておくべきこと

  • オフィスデザインを考える

2ヶ月前までに行っておくべきこと

  • 移転に向けた手続き・挨拶

    ※得意先だけではなく、下記のような取引先にも連絡を開始する。

  • 社内に向けて行うこと

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移転~移転後手続き

  • 移転当日

  • 関係省庁などへの届け出

    下記への届け出を確認


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