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オフィス改装のプロジェクトメンバーに指名された総務担当者の皆さん、突然の大役に戸惑っていませんか？
やりがいはあるけれど、「何から始めればいいの？」「専門知識・経験がなくて不安…」と悩んでいる方も多いでしょう。オフィスバコのアドバイザー橋本さんに、よくある困りごとをQ&A形式で解説してもらいました！
Q1. オフィス改装プロジェクトの経験がないので、何をすればいいのかわかりません…
A. まずはゴールを明確にし、計画を立てましょう。
オフィス改装は「誰のために、何を目的として行うのか」を明確にすることが重要です。最初に以下の点を整理してみましょう。
- 経営陣の意向: 企業の成長戦略？働き方改革の一環？ブランディング？
- 現場のニーズ: 解決したい課題は？働きやすくするためには？
- 予算とスケジュール: どの程度のコストをかけられ、いつまでに完了させる必要があるか？
はやく着手したい気持ちはわかりますが、まずは目的を明確にし、社内外で共有しながら進めることがオフィス改装プロジェクトの成功の近道です。様々な意見がでてくると思いますが、オフィスバコは、プロジェクトメンバーが方針をまとめる際の壁打ち相手になることもできますので活用してください。
Q2. オフィス改装の経験がなく、専門用語もわからないため、業者との交渉や見積もりのチェックなどが不安です…
A. 専門用語を使わなくても大丈夫です。大切なことは、自分たちのやりたいことをしっかり伝えること。
業者とのコミュニケーションにあたっては、以下の点に留意してください。
- 要望をしっかり伝える
- 金額だけでなく、提案内容や実績も確認する
- 会社を理解して、意を汲もうという姿勢があるかどうか。担当者との相性も重要です
- 提案の前提条件を確認する（追加費用が発生する可能性を確認する）
無理に専門用語を使う必要はありません。むしろ、自然にコミュニケーションができるほうがプロセスがスムーズに進むでしょう。
経験がなくて不安な場合は、オフィスバコが中立的立場から相談にのることも可能です。
Q3. 予算が限られているのに、各部署からさまざまな要望が出て困っています…
A. まずは優先順位を整理し、会社の方針に沿っているかチェックし、コストバランスを考えましょう。
すべての要望を実現するのは難しいため、以下のステップで調整しましょう。
- 必要性と優先度を整理する（Must・Want・Nice to have で分類）
- 低コストで実現できる代替案を考える
- コスト削減の余地を探る（DIYや中古家具の活用など）
改装の目的が明確になっていると、「なぜこの選択になったのか」を明確に説明でき、社内の理解も得やすくなります。
オフィスバコは中立的立場から、提案の評価や、予算管理などをサポートすることもできます。
Q4. 改装期間中も業務を止めずに進めるには？
A. 工程表を作り、業務への影響を最小限に抑えましょう。
オフィス改装は業務と並行して行うため、事前のスケジュール管理が重要です。以下のような対応で、業務への影響を減らすことができます。
- 業者と調整し、業務に支障が出にくい時期・時間帯に工事を実施
- 段階的に改装を進め、業務スペースを確保しながら進行
- 在宅勤務やサテライトオフィスの活用を検討
社内コミュニケーションも重要です。「いつ・どこで・何が行われるのか」を従業員に事前周知することで、スムーズな進行につながります。
また、作業に手戻りがあると工期が延びて、業務に思わぬ影響を与えたり、コスト増に繋がります。手戻りが起こりにくいようにスケジュールを検討し、業者間の調整に留意しましょう。
業者間の調整など、オフィスバコがサポートすることも可能です。
Q5. 改装後、従業員が満足するオフィスになるか心配です…
A. 従業員の意見を取り入れつつ、働きやすさを重視しましょう。
オフィスは「働く人のための空間」です。以下のポイントを意識しましょう。
- 事前にアンケートを実施し、要望を把握
- 集中・リラックス・ミーティングなど、多様な働き方に対応できる空間作り
- デザイン性だけでなく、機能性や快適性を優先する
- 使いやすいように、ICT（情報通信技術）を活用し、ルールなどソフト面も工夫する
「場所をつくっておしまい」ではなく、使ってもらえるような仕組みの導入や告知も重要です。改装後もフィードバックを取り入れ、必要に応じて調整、改善を継続することが大切です。
Q6. そもそも通常業務と並行してプロジェクトを進めるのが大変です…
A. タスクを整理し、外部のサポートも活用しましょう。
総務の通常業務をこなしながらプロジェクトを進めるのは負担が大きいため、以下の対策を検討してください。
- プロジェクトのタスクをリスト化し、優先順位を決める
- 業者やコンサルタントに任せられる部分は委託する
- 社内で協力してくれるメンバーを巻き込む
オフィス改装は会社にとって重要なプロジェクトです。プロジェクトメンバーだけで抱え込まないことが、成功のカギとなります。
まとめ
オフィス改装のプロジェクトをスムーズにすすめるために、以下のポイントを意識しましょう。
- 最初に目的を明確にし、業者や社内の協力を得ながら進める
- コストやスケジュールを管理し、業務への影響を最小限に抑える
- 従業員の満足度を意識し、使いやすいオフィス環境を目指す
オフィスバコは、プロジェクトメンバーに寄り添いサポートします。「何をすればいいのか分からない…」と悩んだときは、お気軽にご相談ください。
オフィスの改装は働き方改革推進の良いきっかけになります。導線計画と併せて、社内のICT導入を検討できれば、多様な働き方に対応でき、生産性も高まるより良いオフィスになります。スムーズに進めるためのプロセス管理など、オフィスバコがお手伝いします。
