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コニカミノルタジャパン株式会社の浜松町『つなぐオフィス』にて行った、株式会社CBCビップス松本、SUVACO株式会社黒木、そしてコニカミノルタジャパン株式会社山路常務の三者による鼎談。後半はオフィスリニューアルの肝と、経営層が抱えるリアルな悩み、そして今後のオフィスの在り方について熱く語っていただきました。
株式会社CBCビップス松本、SUVACO株式会社黒木
オフィスリニューアルの要は社員の「真の要望」を的確に汲み取りオフィスコンセプトと一致させること
松本 今日オフィスを見学させていたいて感じたのが、これだけ広いオフィスであれば働きやすい環境を作るためのさまざまな試みも可能だと思うのですが、「ここまでの広さは無いけどより働きやすい環境を作りたい」と考えている経営者の方もいらっしゃると思うんです。ABWは小規模オフィスでも実践できると思いますか？
黒木 広いオフィススペースがあれば複数のエリアから働く場所を選択してもらえますが、極端な話、２つのエリアだけでも理論的にはABWを実現することは可能ですよね。
山路 たしかに、ひとつは落ち着いたエリアでひとつは明るいエリア、といった分け方でも可能だと思います。Wi-fiや電源などのインフラ的な部分は置いておいて、執務スペースだけで言えば社員がいかにその場所で居心地良く仕事ができるかだと思うんです。そして居心地が良ければ、生産性は絶対上がるはずなんですよ。
『つなぐオフィス』がオープンして社員が戻ってきたということは、彼らにとっても居心地のいい空間に仕上がったんだろうなと考えてます。
山路 ABWに関して言えば、これは働き方に伴って出てきた概念なので 経営側が社員にどういう働き方をしてもらいたいかをトップメッセージとしてうまく落とし込めるかどうかが成功の肝になると思っています。あとは、社員側の目線に立つと、彼らの本当の要望を的確に汲み取ってオフィスコンセプトに一致させることも大切ですね。
松本 先ほどオフィスツアーを案内してくださった空間デザイン統括部の宮本さんも「実際にそのオフィスで働いている社員に対して細かくヒアリングやアンケートを行い、その結果を新たなオフィス空間にしっかり落とし込むことが重要」とおっしゃっていましたね。
黒木 やっぱり規模に関わらず、それがいちばん大事ですよね。でも、我々の目線だとそのアンケートも結構難しくないですか？ 社員たちがどこまで本音で答えてくれているのかなという不安もありますし。
松本 たしかに。我々としては本音の要望を伝えて欲しいと思ってはいても、例えば若い社員なんかはどこまで本音で話して良いものかといった葛藤があるかもしれませんよね。
黒木 思っていても口に出せないタイプの社員もいるでしょうし。
山路 我々も「忖度されているな」というアンケート結果は、やっぱり見ればすぐにわかります（笑）
松本 コニカミノルタジャパンさんではその辺り、どう進めていったのですか？
山路 これはもう、ひたすら聞き続けるしかないですね。多分社員からすると「またアンケートだよ！」って鬱陶しく感じると思うんです（笑）
でも社員の気持ちを一番知っているのは社員なので、僕たちは何度でも「本当の本音を聞かせてください」とひたすら聞き続けるしかない。そのうえでトライアンドエラーを繰り返して、お互いの理想を近づけていくのが最短の道だと思います。
ただ、我々はかなり早い時期から働き方改革を進めてきた実績もありますので、要望の汲み取り方やアンケートの実施方法などでより的確に要望を汲み取ることについては得意分野だと自負しています。
黒木 空間デザイン統括部の宮本さんも、「リニューアルを行う企業の社員へヒアリングを行う際、組み立てブロックを使ってオフィスの現状を表現してもらうと今抱いている要望や不満を口頭での聞き取り以上に引き出すことができる」とおっしゃっていましたね。初めて耳にする方法でしたが、とても面白いし問題点がわかりやすく見えるやり方だなと感心しました。言葉にしにくい深層にある意見も汲み上げられそうです。
松本 あの方法ひとつとっても、単純に綺麗で居心地の良いオフィスを目指すのではなく、その企業と社員にとって本当に必要なものを的確に見つけ出すことが大事なんだということがわかりました。
黒木 その観点で言うと、先進的で綺麗な場所に居心地の良さを感じる人ばかりではないですよね。例えば我々世代だと新しい環境になかなか馴染めない社員もいるんじゃないかな。あとフリーアドレスのオフィスで毎回席を探すのが嫌だって人もいますよね。フリーは自由であるが故の不自由さと言うか。
松本 従来のテレワークでも、結局席が固定化しちゃったりするのはあるあるですよね。
山路 環境の変化に戸惑う社員はやっぱり一定数いますので、コニカミノルタジャパンでは勉強会や説明会を行ったり、各エリアの効果的な使い方や運用ルールを共有したりといった取り組みを行っています。
でもやっぱりいちばんは慣れですね。使い続けて慣れて貰うことがいちばんです。使い始めて、「たまには普段使っていないこのエリアで仕事をしてみようかな」と使ってみた場所で意外と仕事が捗ったりすると、それが新たな気付きになりますし、新鮮な気分で業務に取り組めるといった意見もありました。
黒木 使い始めてみると「これはこれで良いな」と思うことって、たしかに多々ありますね。
山路 あとは何でもそうですが、使ってもらったうえで出てきた不満や不便を改善して、どんどん良くしていくことが重要ですね。一度作ったら終わりということではなく、出社率や各エリアの稼働率、社員へのアンケートなどで社員の意見に耳を傾けて、寄り添いながら効率的・効果的な環境を作れるよう改善を繰り返していくことが大事。その過程を繰り返すうちに、社員それぞれにとっての最適な働き方が見えてくるのではないかと思います。
オフィス改革に正解はない。鍵は「人」を中心とした環境改善の継続
黒木 ところで、リニューアルを行おうと思っている企業でも、ヒアリングの結果によってはABW化が必要ない企業もきっとありますよね。
松本 職種的にABW化できない企業もたくさんあるんです。CBCビップスが拠点をおいている東海地方は製造業の企業が多いのですが、製造業の場合、ものを作るため工場に出勤しなくてはならない社員がたくさんいるので、やっぱり「どこでも働ける」ということにはならないんですよね。
そのため、工場を併設しているオフィスのリニューアルは、都会のオフィス街ど真ん中のリニューアルとは抑えるべきポイントがまったく違うものになるんです。
黒木 製造業の企業がオフィスリニューアルを行う際に、特に重視されることが多いポイントはどういったところなのでしょうか。
松本 まずは、いかに安全を確保するかというところですね。
もうひとつはトイレや食堂など、工場以外のスペースを重点的に改善すること。工場そのものの環境を大きく変えるのは、機械やラインの関係上どうしても難しい場合が多いんです。だけど、お手洗いに行く時や食事を摂る際に使う空間を改善することはできるので、「工場以外のスペースをいかに居心地良くストレスの無いものにするか」を重視したリニューアルが増えてきています。
黒木 働く方にとって、休憩時間に心から落ち着けることはとても重要でしょうね。生産性という意味でも、やはり一息つくところが綺麗だと、休み明けの時間も頑張ろうと思えますし。
山路 やっぱり働くのは人なので、効率のみにとらわれない環境作りへの配慮が重要ですね。
松本 視界に緑が入るだけでも人間の心は休まるので、オフィスにグリーンを多く取り入れる企業も多いです。ちなみにグリーンは必ずしも本物じゃなくてもよくて、フェイクグリーンでも効果としては十分なものが得られるそうですよ。
黒木 『つなぐオフィス』にもたくさんのグリーンが設置されていましたね。他にもエリアにあわせたアロマが焚かれていたり、鳥の囀りなどの環境音も聞こえてきたりと、居心地の良い環境が整えられているなと思いました。
山路 居心地の良い環境の中では自然な会話が生まれやすいんですよ。
松本 ちなみに副産物的なメリットですが、オフィスを整えることはリクルート面にもたらされる効果も大きいですよね。
黒木 たしかに今の学生さんたちって高校も大学もとても綺麗な校舎で過ごしている方が多いから、会社があまり整っていないと、訪問した際に「あれっ？」と感じちゃうこともありそうですね。
山路 「こんなオフィスで働きたい」と思ってもらえれば、採用もスムーズに進められます。コニカミノルタジャパン社内でも『つなぐオフィス』がある東京勤務を希望する社員は多いですね。
松本 『つなぐオフィス』内にも設置されていましたが、最近リラックススペースを執務室内に儲ける企業さんが増えていますよね。あれって、皆さんは経営側の立場からどう感じていますか？ ずっとそこばっかりにいて「ちゃんと仕事してる？」って感じちゃう社員も正直いるじゃないですか（笑）
黒木 それはもし気付いたとしてもちょっと言いにくいよね（笑）
管理という面で言うと、いろいろと環境改善を行ってもそれがどの程度企業にメリットをもたらすのか不安だという経営者の方も多いと思います。
山路 それは本当にそうですよね、私もABWを導入したばかりの頃はジレンマを感じていました。でも、これはもう信じるしかないんです。営業職などであれば数字が結果として出てきますが、部署によっては効果を定量的に測りづらいところもある。だから長期的な結果と体感で測るしかないのかなと思っています。
ただ、『つなぐオフィス』はオフィス見学に多い時は１日３組以上が訪れるので、なかなかサボりにくい環境かもしれません（笑）
松本 見学に来る方の存在によって気が引き締まる部分はありそうですよね。コニカミノルタジャパンさんではドレスコードを設けていないとおっしゃっていましたが、働いている方は皆さんすごくキッチリしていらっしゃる印象でした。
山路 オフィスに来ると仕事が捗る理由のひとつに、人の目があることも挙げられるかもしれませんね。家にひとりでいるとなんとなく気持ちがだらけてしまって上手く仕事が進まないことってきっとあると思うんですけど、やっぱりオフィスだと他の人の目があるから、無意識的に気持ちが律せられるというか。
黒木 オフィスに来る大きなメリットのひとつは、やっぱり人ですよね。今おっしゃっていたように仕事が捗るという面でもそうですし、あとは孤独にならないという部分でも。
山路 ひとりでずっと仕事をしていると、気付かないうちにメンタルを病んでしまうことがありますからね。
ましてやコロナ禍に入社した若い子たちの中には、入社した時からずっとリモートで、朝起きてひとり暮らしの家で仕事をして終業後も外出せずそのまま寝てまた起きたら仕事、という生活をしている方もいると聞きます。
誰とも喋らず１日の境目も曖昧になるような生活をしていたら、メンタルにも体にも良くない影響が出てしまいそうですよね。
松本 リモートはリモートで良い部分もありますが、出社するとなると歩いて電車に乗って、みたいな感じで多少なり外に出て体を動かすことになりますから、体にとっても多少良い効果がありそうですしね。
山路 あとは、新卒のいちばん仕事を覚えなくちゃいけない時期に、指導する人間が側にいないのもデメリットですよね。
松本 例えば電話の受け答えなど、同じ空間にいて他の社員がやっていることが目に入るからこそ無意識でインプットされていることって実は多いと思うんです。
リモートで、例えばチャットなんかでもわからないことを聞くことができるけど、入社したての時期は特に、そもそもわかっていないことに気付いていないという事態も出てくるんじゃないでしょうか。新卒社員の教育は大変になるだろうなと感じます。
コニカミノルタジャパンさんではABWを導入する際、この問題をクリアするためにどのようなところに気を配りましたか？
山路 コミュニケーションツールを導入して定期的な１on１を実施したり、気軽に会話をしやすいチャット機能を活用して関係性の維持、強化に務めています。そしてやはり会社に来たくなる環境作りですね。
どちらかだけだと取りこぼしてしまう部分が出てきてしまうかもしれませんので、環境とツールの両軸でそれぞれの足りない部分をカバーできる仕組みづくりを行っています。
これからのオフィスはどうなる？ 次世代のオフィスに求められる機能とは
黒木 オフィスは今後、どうなっていくと思いますか。
山路 最近では、オフィスが企業選定におけるひとつの指標となっているほどですから、今後は採用面や機能面でより重要な位置づけになっていくでしょうね。
松本 この数年でリモートワーク推進から一転してオフィス回帰も進んでいるので、重要性はより高まっていくように思います。
黒木 これだけオフィス環境を良くしていこうという企業が増えていることを考えると、いずれ居心地の良さと働きやすさを両立したオフィスであることがあたりまえとなっていくのかもしれませんね。
山路 ICTやAIの分野が大きく伸びていることからも、今後ますますオフィスの機能は高度化して、より充実していくんじゃないでしょうか。
松本 求められているのは、すでにこれまでの「ただ働きやすい場所」としてのオフィスでは無いのかも。
黒木 社内の人に対しては集中して働ける環境と居心地の良さを提供するのはもちろん、今後は「他社やフリーランスの方とコラボレーションする際に働きやすいオフィス」という観点も重視されることになるんじゃないでしょうか。
「いろんな立ち位置にいる人がチームとしてまとまって動く時に働きやすい環境」という分野は、まだまだ伸び代があるんじゃないかなと個人的には思っています。
山路 その機能は絶対に需要があるでしょうし、今後より重視されていくでしょうね。海外も含めて、遠隔地にいるメンバーとスムーズなコミュニケーションを取れるオフィスというのも今後求められていくと思います。
これまでの在り方とはいろいろと違うでしょうが、いずれにせよオフィスの価値は高まっていくでしょうね。
松本 その機能をアップさせていくうえでも、やっぱり実際に働く人の意見を汲める環境を作る必要がありますね。
コニカミノルタジャパンさんは、社員みんなが自由に発言できる環境を作ることも重視していますよね。オフィスを整えていくのと同時に、風通しの良い社風を作ることも大切だなと改めて感じました。
黒木 そこは経営層が特に意識して取り組んでいかなければいけないところですよね。
山路 私が個人的にいちばん気にしているのは、社員が心理的安全性を担保したうえで何でも言える環境を作ることなんです。いろんな意見＝多様性が交わることによってイノベーションを生むわけですから、それを誘発するようなオフィスが今後たくさん増えていくと良いなと思っています。
取材・文／松永麗美 写真／鈴木愛子
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つなぐオフィス｜コニカミノルタのオフィスデザイン・移転ソリューション｜コニカミノルタ
